Administre seu Escritório de Advocacia

                   Um desafio enfrentado pelo profissional liberal é administrar seu escritório. Na maioria das vezes é um problema sério. O dinamismo exigido pela profissão e a crescente demanda atingem níveis muito estressantes. Você precisa redigir uma petição, atender clientes, realizar audiências, gerenciar os andamentos dos processos, atender telefones, enviar e-mails, cobrar pelos serviços e tudo isto no mesmo dia.  Se a rotina é corrida e as vezes não é possível terminar tudo, evidentemente temos que buscar uma solução definitiva.

                        Desenvolvemos junto com o apoio de um escritório, um software de gestão integrado. O projeto foi desenvolvido em 2012, com a primeira versão do sistema. O escritório que iniciou a utilização do sistema tem atualmente 04 advogados, de areas diferentes.. Foram diversas alterações, reuniões, correções, ate se chegar quase um ano depois a um sistema totalmente adaptado as rotinas diárias do escritório.  Durante este período o desafio foi entender as rotinas e apontar uma forma plausível de resolução das dificuldades

                  Um ponto de destaque, sem duvida alguma , esta diretamente relacionado com problemas de hardware. Estatisticamente 45% dos clientes com o sistema tem ou tiveram problemas de hardware. Estes problemas causaram prejuízos, e na maioria das vezes atrasaram a rotina diária. Caso seu escritório seja parte desta estatística, e se nos últimos 90 dias você teve problemas com equipamentos, temos uma solução simples, um apoio também de hardware. Seja por algum parceiro credenciado ou pelo atendimento de visita virtual.

                   Chegamos a um software simples de usar, que contem as rotinas e os relatórios que são necessários. A estrutura foi pensada para ser simples, e manter a rotina presente. Temos quatro módulos distintos, na atual versão. São Recepção, processos, advogado  e sua rotina  e ainda Financeiro

               O módulo da Recepção, é um ponto que foi desenvolvido para solucionar as dificuldades que enfrenta uma secretaria no escritório. Em uma única tela pode-se fazer varias rotinas de forma simples e rápida. Os andamentos de processos são facilmente consultados. A marcação de reuniões e a gestão destas, com o sistema são feitas de forma simplificada. O atendimento aos clientes que vão ao escritório, em busca de informações, é feito de forma intuitiva. O trabalho de uma secretária é bastante importante, e ganha com o sistema um destaque maior. Os relatórios deixam claro a produtividade.  Para tornar a compreensão deste modulo mais clara, vale informar oque se tem disponível. Consulta de audiências, andamentos, ligações telefônicas, gestão de documentos, copias, recebimentos e entregas. Foi uma sugestão de alteração de um escritório que tinha na secretaria um ponto forte. Solicitou que constasse um modulo para que ela pudesse efetuar suas rotinas de forma ordenada e simplificada.

                     O módulo do Advogado, é sem dúvida um ponto forte do sistema. Todos os clientes sugerem alterações para este módulo. Entretanto, a grande maioria das sugestões são muito personalíssimas. A rotina de cada Advogado é diferente. Por mais incrível que possa parecer. Há uma forma pessoal de definir as coisas que se faz para desempenhar a profissão. Alguns planejam a rotina, as visitas, as audiências, e outros deixam ao cargo da Secretária. Há aspectos que são relevantes, o atendimento ao cliente, onde se faz  o levantamento dos dados importantes, onde se atribui valores e se decide em trabalhar  ou recusar aquela causa. Há também o planejamento do processo. Esta tabela é uma conquista de um escritório de direito do trabalho. Foram varias reuniões para apontarmos o padrão de dados a ser usado. Entretanto, do ponto de vista organizacional, é bastante importante. Evita prejuízos futuros.

                     O módulo de processos, é um ponto forte do sistema. O padrão de informação adotado nesta tabela, é o mais completo possível. Nele você pode controlar processos por nome da parte, por numero Themis, por comarca, por vara, por data de distribuição, por autor, por reu, por tipo de causa.  Pode-se também, controlar as despesas  que este processo fez.  O cliente relacionado ao processo tem um saldo atualizado a cada lançamento. Desde a entrada do cliente ate a sentença o sistema gerencia sem erros.

                    O Financeiro é sem duvida o módulo mais importante do sistema. O mecanismo de funcionamento foi desenvolvido em conjunto com Advogados e Contadores. Para que expressasse com exatidão resultados próximos do ideal. Com o objetivo de ser de fácil compreensão. Temos então, caixa, contas a pagar e receber, receitas e despesas extras, analise de caixa, balancete, e administração financeira.

                   Cada movimentação financeira é atualizada automaticamente no caixa. O cliente é cadastrado no sistema, gera uma receita a receber, identificado no sistema. Cada pagamento efetuado faz a baixa automática do debito do cliente e lança no caixa o credito. As despesas do escritório são parte do contas a pagar por fornecedor. Cada pagamento efetuado retira credito do caixa para dar baixa na conta. Tudo aparece no caixa. Há um relatório mensal de todas as despesas e receitas. Proporcionando ao Administrador do Escritório uma gestão consciente.

                  O software é uma parceria entre a Eugenio Consultoria em Informática e a OAB Torres. Que garante preços diferenciados na comercialização,   suporte técnico, instalação e treinamento.